اصول مطالعه امکان سنجی موفق (۶ اصل مهم و کاربردی)

◇ پروژه های انجام شده
24 سپتامبر, 2019
مجوز مرکز مشاوره و خدمات کارآفرینی در زمینه آب و فاضلاب
أخذ مجوز به عنوان مرکز مشاوره کارآفرینی در رسته تخصصی آب و فاضلاب
13 اکتبر, 2019
اصول مطالعه امکان سنجی موفق

اصول مطالعه امکان سنجی موفق

اصول مطالعه امکان سنجی چیست؟

به زبان ساده، مطالعه امکان­ سنجی بیانگر تعریفی از مشکل یا فرصت مورد مطالعه، تحلیل از وضعیت فعلی عملیات، تعریف از نیازمندی­‌ها، ارزیابی از متغیر‌‌ها و توافق بر روی روش کار است.

فعالیت‌­هایی که برای آماده‌­سازی یک امکان ­سنجی انجام می‌­شوند اساساً عام هستند و می‌­توانند به هر نوعی از پروژه اعمال شوند؛ برای سیستم‌­ها و گسترش نرم­افزاری، ثبت مالکیت و یا هر نوع پروژه دیگری.

کسانی که تکلیفشان را انجام نمی­‌دهند، فارغ­ التحصیل نمی‌­شوند.

قانون برایس

به ‌طور کلی اصول مطالعه امکان سنجی موفق شامل ۶ بخش است:

۱. حوزه پروژه

که برای تعریف مشکل یا فرصت یک بیزنس بکار می‌­رود تا به آن رسیدگی شود. مثل قدیمی “مشکلی که به درستی بیان شده باشد، تا نیمه حل شده است” بسیار به­جاست.

حوزه پروژه باید قابل تعریف و مرتبط باشد چرا‌ که شرح­ نامرتبط نه تنها کمکی نمی­‌کند بلکه می­‌تواند کارکنان پروژه را سردرگم کند.

همچنین تعیین و تعریف بخش­‌هایی از بیزنس که به‌ طور مستقیم یا غیرمستقیم تحت تأثیر هستند، مانند کارکنان پروژه و کاربران نهایی، الزامی است.

اسپانسر پروژه باید مشخص شود بخصوص اگر هزینه پروژه را متقبل می­‌شود.

من پروژه‌‌های زیادی در دنیای رقابتی بیزنس دیدم که بدون تعریف دقیق حوزه پروژه شروع شدند.

درنتیجه، این پروژه­‌ها سرگردان بودند که باعث می­‌شد خیلی بیشتر یا خیلی کمتر از آنچه که باید را انجام دهند.

۲. تحلیل وضعیت فعلی

برای تعریف و درک روش فعلی اجرا مثل یک سیستم، یک محصول و یا غیره بکار برده می­‌شود.

در بعضی موارد این تحلیل نشان می‌­دهد که در حقیقت هیچ مشکلی با سیستم یا محصول فعلی غیر از درک نادرست از آن وجود ندارد یا شاید بجای تغییر روش کلی، تنها نیاز به چند اصلاح ساده داشته باشد.

همچنین نقاط قوت و ضعف روش فعلی شناسایی می‌­شوند. به علاوه  ممکن است الما‌‌‌‌ن‌­های خوبی در سیستم یا محصول فعلی وجود داشته باشد که بتوانید در پروژه­های آینده از آن­‌ها استفاده کنید، بنابراین موجب صرفه‌­جویی در زمان و هزینه می­‌شود.

بدون این تحلیل‌­ها شاید هیچ­وقت به چنین مسائلی پی برده نشود.

به تحلیل­گران هشدار داده شده است که از توقف و تصحیح کردن هر مشکلی که در سیستم فعلی که به آن برخوردند در این مرحله خودداری کنند و درعوض یافته­‌های خود را مستند کنند.

در غیر این صورت زمان زیادی را بیهوده در این مرحله هدر می­‌دهید.

۳. نیازمندی­ ها

اینکه نیازها چگونه تعریف می‌­شوند بستگی به هدف مورد نظر پروژه دارد.

به‌ عنوان مثال، اینکه چطور نیا‌ز‌ها برای تولید یک محصول مشخص شده‌‌­اند به ‌طور اساسی با نیاز­های پروژه ساخت یک عمارت یا یک پل و یا یک پروژه سیستم اطلاعاتی متفاوت است.

هر یک نشان­‌دهنده ویژگی­‌های خاص خود هستند و درنتیجه به‌ صورت متفاوتی تعریف می­‌شوند. همچنین اینکه چطور نیازمندی­‌های نرم ­افزار‌‌‌‌ها را تعیین و تعریف می‌­کنید اساساً با تعریف نیاز­های سیستم‌­ها متفاوت است.

۴. رویکرد

معرفی کننده راه ­حل پیشنهاد شده یا روش انجام کار برای برآورده سازی نیازها‌ست. در این مرحله گزینه­‌های مختلف مدنظر قرار داده می­‌شوند و همچنین توضیحی درباره علت اینکه چرا راه­ حل برگزیده، انتخاب شده است، داده می­‌شود.

در مورد پروژه‌­های طراحی، این مرحله­‌ای است که تمام طراحی­‌های پیچیده، مانند رندر کردن­‌ها، توسعه داده می­‌شوند تا توانایی موفقیت آن­‌ها تعیین شود.

همچنین در این مرحله استفاده از ساختار­های موجود و گزینه‌‌­های تجاری مدنظر قرار می­‌گیرند؛مانند تصمیم برای ساخت یا خرید.

مهم‌ترین ملاحظات به شرح زیر هستند:

آیا رویکرد پیشنهاد شده نیاز­ها را برآروده می­‌کند؟

آیا این راه­کار امکان موفق شدن را دارد و عملی است؟

در اینجا یک تحلیل جامع برای انجام مرحله بعد نیاز است …

۵. ارزیابی

میزان اثربخشی هزینه صرف شده برای رویکرد منتخب را بررسی می­‌کند. این ­کار با تحلیلی از هزینه کل برآورد شده پروژه آغاز می­‌شود.

علاوه بر راه­کار پیشنهاد شده، گزینه‌­های دیگر برای ارائه یک مقایسه اقتصادی تخمین زده می‌­شوند. برای پروژه‌­های طرح توسعه، تخمینی از نیروی­ کار و هزینه‌­های پیش­بینی نشده به همراه برنامه پروژه که مسیر پروژه و تاریخ شروع و پایان آن را نشان می‌­دهد، تهیه می­‌شود.

بعد از آنکه هزینه کل پروژه محاسبه شد، خلاصه‌­ای از هزینه­ و تخمین که شامل تحلیل­‌هایی مثل نسبت هزینه به سود، بازگشت سرمایه و غیره است تهیه می­‌شود.

۶. مرور پروژه

تمام این اصول مطالعه امکان سنجی ذکر شده  یک خلاصه رسمی است که به کمک تمام گروه‌­های مشارکت‌کننده تهیه می­‌شود.

مرور پروژه به دو علت انجام می­‌شود: برای اثبات جامع بودن و صحت مطالعه امکان­سنجی، و برای گرفتن یک تصمیم برای پروژه؛ تأیید کردن آن، رد کردن آن یا درخواست بازنگری آن قبل از تصمیم‌گیری نهایی.

اگر طرح توجیهی تأیید شود، بسیار حائز اهمیت است که تمام گروه­‌های مشارکت‌کننده مدارکی که بیان­‌کننده قبول پروژه توسط آن­‌ها و تعهدشان به پروژه است را امضا کنند.

این ممکن است در ابتدا حرکتی کوچک به نظر برسد ولی امضا­ها در طی پیشرفت پروژه مسئولیت زیادی به همراه خواهند داشت.

اگر مطالعه امکان­سنجی رد شود، دلیل رد شدن آن باید توضیح داده شود و در مدارک ضمیمه شود.

نتیجه­ گیری

باید در نظر داشت که طرح توجیهی بیشتر یک طرز تفکر است تا یک مرحله وابسته به امور اداری.

به‌ عنوان مثال، چیزی که من پیش از این توضیح دادم اصولاً همان پروسه‌­ای است که همه ما برای خرید یک خانه یا یک ماشین دنبال می­‌کنیم.

همان‌طور که پروژه بزرگ­تر می­‌شود، اهمیت مستند­سازی مطالعه امکان­سنجی بیشتر می­‌شود بخصوص اگر مقدار سرمایه و یا اهمیت تحویل آن زیاد باشد.

طرح توجیهی نه تنها باید حاوی جزئیات کافی برای موفق شدن در مراحل بعدی پروژه باشد بلکه باید برای تحلیل مقایسه‌ای هنگام تهیه ممیزی نهایی پروژه که نتیجه تحویل داده شده را در مقابل چیزی که در مطالعه امکان­سنجی درخواست شده را تحلیل می­‌کند، به کار رود.

اصول مطالعه امکان سنجی بیانگر یک رویکرد عمومی برای برنامه­‌ریزی هستند.

صادقانه، انجام این کار در کل مفید است. هرچند من جایی خوانده‌ام که بعضی افراد در حوزه IT، مانند طرفداران متدولوژی چابک (Agile)، مطالعات امکان­ سنجی را اتلاف وقت محض در نظر می­گیرند.

اگر این واقعیت داشته باشد، من یک ماشین استفاده شده خوب دارم که می­‌خواهم به آن­‌ها بفروشم.